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Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer et gérer ses finances. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. La durée maximale du mandat de syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas). Cette durée est renouvelable. Il est possible de mettre fin au mandat en cours de syndic.
De qui s’agit-il ?
Le syndic professionnel est une personne qui exerce en son nom propre ou au sein d’une société. Il doit remplir les conditions suivantes pour pouvoir exercer sa mission :
Justifier d’une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite.
Justifier d’une assurance responsabilité civile professionnelle.
Posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d’industrie (CCI).
Quelles sont ses missions ?
Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires.
À ce titre, il gère les finances et l’administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintient en bon état d’usage et de jouissance de toutes les parties communes de l’immeuble et de ses équipements.
Gestion Financière
Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au votes des copropriétaires.
Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.
Toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires doivent êtres versées sur ce compte.
La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat et non le syndic.
À savoir
Le fait que l’intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu’il ne s’agit pas d’un compte séparé.
Gestion administrative
Le syndic doit remplir les missions suivante :
Réaliser et mettre à jour la fiche synthétique de copropriété.
Réaliser et mettre à jour de la liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s’ils ont donné leur accord, leur adresse électronique.
Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l’assemblée générale (AG).
Administrer l’immeuble, assurer sa conservation, son entretien et, en cas d’urgence, faire exécuter les travaux nécessaires.
Représenter le syndicat de copropriétaires en justice.
Etablir et mettre à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
Informer les occupants de l’immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en AG.
Gérer les archives du syndicat des copropriétaires.
Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en AG concernant les décisions suivantes :
Souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat).
Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.
Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.
Mise en place d’un accès en ligne aux documents de la copropriété
le syndic doit proposer une accès en ligne aux documents qui concernent la gestion de l’immeuble ou des lots de copropriété gérés.
L’accès en ligne doit être sécurisé. Il doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel.
Les documents mis à disposition doivent être téléchargeables et imprimables.
Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à disposition.
Le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Pour les membres du conseil syndical :
Liste de tous les copropriétaires.
Balance générale des comptes du syndicat des copropriétaires et relevé général des charges et produits de l’exercice échu.
Relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires.
Assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré.
Carte professionnelle du syndic, attestation d’assurance responsabilité civile professionnelles et attestation de garantie financière en cours de validité.
Pour les copropriétaires :
Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiants s’ils on été publiés.
Dernière fiche synthétique de la copropriété.
Carnet d’entretien de l’immeuble.
Diagnostics techniques concernant les parties communes de l’immeuble en cours de validité.
Contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité.
Ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires.
Contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
Procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et les devis devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
Contrat du syndic en cours.
Pour le lot d’un copropriétaire.
le syndic doit au minimum mettre à disposition les documents suivants :
Compte individuel du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle.
Montant des charges courantes du budget prévisionnel et charges hors budget prévisionnel des 2 derniers exercices comptables clos payées par le copropriétaire.
Montant de la part du fond de travaux rattaché au lot du copropriétaire après approbation des comptes du syndicat par l’AG annuelle.
Avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les 3 dernières années.
Comment est-il désigné ?
la désignation du syndic est différente selon que la copropriété existe déjà ou qu’elle est nouvellement créée.
Nouvelle copropriété
Un syndic provisoire doit être désigné par le règlement de copropriété rédigé par le promoteur ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropriétaires.
Ce syndic provisoire à pour mission de réunir la première AG qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l’AG, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical, s’il en existe un ou par les copropriétaires.
À savoir
Les projets de contrat doivent être accompagnés d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposés pas les syndics.
Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.
Copropriété existante
Le syndic retenu doit être désigné par l’AG au cours d’un vote des copropriétaires à la majorité absolue.
Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrats de syndic doit être réalisée par le conseil syndical. La mise en concurrence n’est pas obligatoire si la copropriété n’a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires s’y sont opposés l’année précédente par un vote à la majorité absolue.
À savoir
Les projets de contrats doivent être accompagnés d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposés par les syndics.
Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’AG l’examen d’autres projets de contrat de syndic qu’il lui communique à cet effet.
Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu’ils procèdent au vote du syndic.
Si aucun syndic n’a été désigné par l’AG convoquée à cet effet, le tribunal doit être saisi pour qu’il nome un syndic. Cela peut être le cas si le mandat du syndic en exercice est arrivé à expiration avant sa mise en concurrence.
La saisine du tribunal doit être faite par l’une des personnes suivantes :
Un ou plusieurs copropriétaires.
Maire de la commune ou Président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat.
Contrat du syndic
Le mandat donné au syndic pour gérer l’administration et les finances de la copropriété prend la forme d’un contrat-type dont le contenu est réglementé.
Le contrat-type du syndic fixe les éléments suivants :
Durée du mandat (avec date de début et fin).
Conditions de la rémunération.
Conditions d’exécution de la mission.
(source : service-public.fr)